Møderegler: Code of conduct for Dansk Center for Lys (DCL)

Senest opdateret december 2020

Formålet med DCL’s møderegler/code of conduct er at etablere en række fælles principper for, hvad DCL’s informationsaktiviteter og medlemmernes udveksling af oplysninger må omfatte. Principperne gælder for alle typer møder herunder f.eks. hovedbestyrelsesmøder, møder i forretningsudvalget, kredsbestyrelsesmøder, medlemsmøder i de lokale kredse, kurser, seminarer, konferencer o. lign.

Foreningen Dansk Center for Lys’ formål er at udbrede kendskabet til og fremme forståelsen for god og hensigtsmæssig belysning på alle områder til gavn for det danske samfund. DCL indsamler, udvikler og videregiver viden om lys og belysning herunder dagslys, teknologi, energi- og miljø samt de æstetiske og designmæssige aspekter ved lys. Foreningen udgør hermed et centralt forum for dialog, debat og videnformidling omkring lys og belysning i dansk lyskultur. DCL må ikke benyttes som forum til at diskutere erhvervs- eller forretningshemmeligheder eller andre forhold, som udgør konkurrenceparametre.

DCL’s møder skal altid afholdes på en sådan måde, at selv den blotte mistanke om, at medlemmerne udfører fælles handlinger, der kan udelukke, forhindre, eller på anden måde begrænse den frie konkurrence, udelukkes.

DCL’s møderegler forbyder enhver form for diskussion eller anden informationsdeling, som eventuelt kan udgøre eller give anledning til mistanke om en ulovlig aftale eller samordnet praksis vedrørende:
1) Priser eller prisfaktorer inklusive bonus og rabatter
2) Omkostninger og efterspørgelsesstruktur
3) Omsætning, fortjeneste og dækningsbidrag
4) Produktion og salg
5) Markedsandele og salgsområder
6) Investeringer og markedsføringsplaner
7) Udbudsforretninger, tilbud eller afståelse fra at afgive bud
8) Kredit- og rentevilkår eller andre salgsvilkår eller klausuler, og/eller –
9) Udvælgelse, afvisning eller opsigelse

Ingen kommercielle forhold, der ligger udenfor DCL’s formålsområde, må drøftes på foreningens møder og forsamlinger. Også i pauser eller før og efter møder skal DCL’s møderegler overholdes.

Forud for hvert møde udarbejdes altid en udførlig dagsorden, der fastlægger de emner, der skal drøftes. Dagsordenen udsendes til mødedeltagerne i god tid inden mødet. Til mødet drøftes kun de punkter, der står på dagsordenen. Under punktet ”Eventuelt” bør væsentlige emner, som udgangspunkt ikke drøftes, idet sådanne bør tilføres dagsordenen som selvstændigt punkt. Er der sådanne punkter, skal de protokolleres behørigt i referatet. Efter ethvert møde udfærdiges udførligt mødereferat, som sendes til DCL’s sekretariat. Disse mødereferater udgør den officielle protokol for foreningen.

Mødereglerne gælder for alle møder afholdt i DCL regi.

Tillægsregler for virtuelle møder i Teams eller lignende platform via nettet

For møder i Teams eller lign. virtuelle mødeprogrammer med deltagelse af medlemmer og/eller konkurrerende virksomheder, gælder de samme møderegler som ved fysiske møder. Fordi mødelederen ikke sidder i samme fysiske mødelokale som mødedeltagerne, gælder yderligere:
Sammen med mødeindkaldelsen udsender mødelederen DCLs møderegler, tjekliste for møder og nedenstående tillægsregler til hver enkelt mødedeltager med reference til mødet:

Teams-møder i DCL – Compliance som kræver din bekræftelse!
Som mødedeltager i Teams-mødet bekræftes:
1. Jeg har læst og accepterer DCL’s møderegler, tillægsregler for virtuelle møder og tjekliste.
2. Jeg deltager alene på min forbindelse – dvs. der er ikke andre kolleger/personer i umiddelbar nærhed af mødedeltageren under mødet.
3. Jeg er forpligtet til omgående at informere de øvrige mødedeltagere, hvis en eller flere personer måtte tilstøde mødet via min lokation.
4. Jeg har sikret mig, at uvedkommende hverken kan få indkig til min computerskærm, kan høre lyden fra højtaleren eller min egen tale.

Din deltagelse i Teams-mødet er betinget af, at du senest ved mødestart aktivt bekræfter alle punkter (Pkt. 1- 4) i dit svar af denne e-mail. Dit e-mailsvar vil efterfølgende blive opbevaret
sammen med referatet i DCL’s Sekretariatet som led i foreningens complianceprocedurer.